ORGANISER
Comment organiser et gérer un chantier ?
Pour le bon déroulement d’un chantier, une grande attention doit être portée à son organisation et à sa gestion. Un chantier bien organisé est un chantier qui se déploiera dans les meilleures conditions possibles. Il permettra d’anticiper ses spécificités, d’avancer plus efficacement pendant sa période opérationnelle, de limiter les risques et imprévus par un suivi régulier, puis d’effectuer une livraison satisfaisante.
Une bonne organisation de chantier impactera de nombreux aspects du projet : son économie (moins de surplus de matériel, de perte de temps, de personnes sous-staffées…), une exécution optimisée, un suivi facilité pendant toute la durée du chantier (avec une meilleure adaptation aux imprévus), un travail de qualité, plus serein… Plus le chantier se déroule bien, avec des prévisions respectées (délais, budget, qualité…), moins il y aura de risques de litiges. La satisfaction du client s’en ressentira grandement, participant à sa fidélité pour de futurs projets, voire des recommandations auprès de prospects. Organiser des chantiers dans le BTP, quelle que soit leur nature, s’étale en 3 phases : avant, pendant et après.
Les 10 principales étapes de cette organisation sont :
Avant le chantier :
1. Vérifier la faisabilité du projet
2. Etablir un devis
3. Réaliser un planning et un plan d’installation de chantier
4. Identifier les ressources (effectifs, matériel) et vérifier le respect des normes
5. Passer les commandes et effectuer les démarches administratives
Pendant le chantier :
7. Installer le matériel et Organiser les équipes
8. Effectuer un contrôle continu des avancées du projet, avec des réunions de chantier
Après le chantier :
9. Nettoyage de fin de chantier
10. Livraison des travaux et bilan
Quelle est l'importance d'organiser un chantier avant de commencer le travail ?
L’organisation d’un chantier débute bien avant sa phase d’exécution.
Le secteur du bâtiment est une filière dans laquelle il est d’autant plus important de bien anticiper et préparer l’organisation en amont en raison de la co-activité qui existe généralement sur un chantier (différentes entreprises présentes sur site, successivement et/ou en même temps).
Selon les sujets, divers acteurs seront compétents et donc à solliciter : maître d’ouvrage, maitre d’œuvre, entrepreneur.
Ne pas prévoir suffisamment à l’avance et précisément l’organisation du chantier est une source fréquente d’échec, d’erreurs, menant parfois à une véritable débâcle.
Voici tout d’abord les 5 étapes à réaliser en phase de préparation :
1. Vérifier la faisabilité du projet
Avant de se lancer à 100% dans le projet, il est indispensable d’étudier sa faisabilité.
Cette étape nécessite de bien identifier les besoins, d’étudier et/ou de préciser le cahier des charges, de faire le point sur l’existant… Il requiert également une vérification de la faisabilité au regard de la règlementation et des normes. En analysant bien le projet à sa source, il est ainsi possible d’adopter la solution et le déroulé idoines.
Au-delà du projet en lui-même, il est nécessaire de s’interroger sur sa propre compétence : quel peut-être mon rôle et mon périmètre d’activité ? Ai-je toutes les compétences nécessaires au sein de mon entreprise ? En cas de chantier à mener en co-activités, dois-je moi-même identifier et intégrer les prestataires d’autres corps d’état ? Ai-je déjà les partenaires adéquats ou dois-je les identifier ? etc.
2. Établir un devis
Lorsque le projet est reconnu possible, il convient alors de déterminer le budget adéquat, la faisabilité du projet pouvant également dépendre du budget alloué, réaliste ou non…
Le budget doit être cohérent avec le projet, les finances disponibles et les moyens à mettre en place.
Le devis sera à établir en fonction de nombreux critères, et pourra être ajusté au préalable afin de commencer le contrat sur une bonne base. Si certains postes budgétaires ne peuvent pas être préétablis précisément à ce stade, il sera préférable de le mentionner.
Une répartition budgétaire poste par poste est précieuse, afin d’avoir une bonne visibilité dès le début et d’être ainsi capable d’ajuster au fur et à mesure. Cela sera utile pour rester dans le cadre défini, ou tout du moins ne pas trop s’en éloigner.
3. Réaliser un planning et un plan d’installation de chantier
Il est indispensable d’établir divers documents clés, au sein d’un dossier de préparation, dans le temps, dans l’espace ainsi que dans une logique de prévention. Il comprendra notamment un plan d’installation, un planning prévisionnel, les plans d’exécution, les prévisions d’effectifs, le plan particulier de sécurité et de protection de la santé (PPSPS)…
Une planification réaliste et précise permettra d’avancer au mieux pendant le chantier et limitera les risques d’oublis. Il sera toujours plus difficile d’ajuster dans l’urgence que de préparer en amont, au calme, en essayant d’anticiper le plus possible.
Globalement, il sera important de réfléchir à cette préparation par étapes, adaptées au projet, de définir le gros œuvre, les lots techniques …Il faut déterminer quel intervenant agit sur quel périmètre d’activité, dans quel ordre, sur quelle zone… Les corps de métier peuvent travailler en phases successives, mais également simultanées, avec une bonne répartition géographique et de calendrier.
Le planning devra mettre en exergue le temps estimé par tache ou activité, et leur articulation. Afin d’être réaliste, le planning aura tout intérêt à considérer des périodes de ralentissement d’activité potentiel, en raison par exemple de conditions climatiques défavorables, d’un jour férié, etc.
Les échéances sont alors fixées, lesquelles auront à être suivies et vérifiées au fur et à mesure afin d’apporter des mesures correctives en cas de retard. Ce planning est généralement appelé « planning d’avancement » ou planning général, regroupant tous les intervenants et corps d’état.
Le Plan d’Installation de Chantier (P.I.C) est un des outils essentiels de cette organisation de travaux en amont. Il regroupe de nombreux éléments, d’une part des informations inhérentes au lieu des travaux et d’autre part les renseignements propres au chantier lui-même : obstacles naturels, industriels, zones de stationnement, réseaux, voies d’accès et de circulation, zone de stockage, installations, emplacement des structures pour les travailleurs (ex : base vie), les flux de circulation (interne / externe, piétons, engins…), etc.
Attention, malgré ces nombreuses informations, il doit être parfaitement lisible, que chacun sache rapidement la zone concernée, le sens de circulation…. Un bon plan importe notamment en termes de sécurité, matérialisant des règles à respecter. Il permet aux collaborateurs de se repérer aisément, de savoir où aller, et quoi faire à quel emplacement (en début et fin de journée, mais aussi en cas d’intempéries, etc.)
Ce plan est aussi une pièce de dossier incontournable dans le cadre des démarches administratives (cf ci-dessous)
4. Identifier les ressources (effectifs, matériel) et vérifier le respect des normes
Au regard du projet et du plan établi, il faut alors identifier et mobiliser les ressources nécessaires : humaines, partenaires, fournitures, outils, véhicules, engins…
Après avoir fait le point sur l’existant, considérant notamment les effectifs disponibles ou non, ainsi que l’état des stocks matériels, il est alors temps de déterminer et chiffrer les commandes de fournitures, d’engins, ainsi que les recherches de collaborateurs et prestataires si besoin.
Une bonne gestion des ressources, tant humaines que matérielles, évitera de se confronter à un mauvais équilibre entre le nécessaire et le disponible. Il convient de trouver la juste balance au plus près des besoins, afin de limiter les pertes de temps et d’argent liées par exemple à trop de surplus de matériel, de personnes inoccupées pendant certaines phases…
Toutes les règlementations et normes doivent aussi être vérifiées à ce stade, y compris vis à vis des mesures de prévention à mettre en place. Ce point comprend des règles à respecter dans divers domaines : qualité, sanitaire, hygiène, santé, sécurité…
Il faut absolument prendre en compte tous ces aspects, afin de respecter les obligations, s’assurer de la sécurisation du chantier, éviter les risques d’accidents, et limiter l’impact environnemental de tout chantier.
Selon les chantiers, il peut y avoir un coordinateur SPS (Sécurité et protection de la santé) dédié, qui établit notamment le Plan général de coordination de la sécurité et de la protection de la santé (PGCSPS).
5. Passer les commandes et effectuer les démarches administratives
Les ressources ont été déterminées, il est à présent temps de préparer et passer les commandes, et selon les besoins, lancer des recrutements, signer avec des partenaires… Il peut arriver que des spécificités du projet nécessitent des compétences particulières : la formation de quelques collaborateurs devra peut-être être programmée en ce sens dès que possible.
Il faudra aussi être attentif aux délais de livraison, certains approvisionnements dans le domaine de la construction pouvant s’avérer assez longs. Il ne faudrait pas retarder son chantier en raison de livraison tardive, d’attente de produits pour avancer comme prévu…
Le projet est clair, les plans et le planning sont établis, les intervenants identifiés : il manque encore les démarches administratives ! Pour de très nombreux chantiers, tout particulièrement dans le btp, et plus encore lorsqu’ils impactent la voirie, plusieurs autorisations sont nécessaires. Ces démarches sont souvent longues à réaliser, et les accords tardifs, aussi il ne faut pas tarder à les lancer, sous peine de ne pas pouvoir débuter le chantier comme prévu.
Selon la nature du projet, il conviendra notamment d’effectuer des démarches pour obtenir : un permis de construire, une demande d’autorisation de voirie, un arrêté de signalisation temporaire…
Le panneau d’affichage des travaux avec les mentions obligatoires devra également être préparé et affiché au bon moment, conformément aux règles en vigueur (dont les délais d’affichage en amont du commencement des travaux).
En règle générale, une première réunion minimum devra se dérouler avant le début chantier à l’occasion de laque seront présentés ces plans et planning, permettant de répondre aux questions en amont et clarifier des points si nécessaire… Ce moment est important car il est rare que tous les intervenants soient présents en même temps sur le chantier par la suite, entrant davantage dans l’opérationnel.
Les étapes pour organiser et gérer un chantier
7. Installer le matériel et organiser les équipes
Avant même de commencer les travaux, il sera nécessaire de délimiter les zones définies par le Plan d’Installation du Chantier (PIC), et de sécuriser l’espace concerné par le chantier ainsi que ses abords. Cette tâche s’effectuera à grâce à du matériel acheté ou loué auprès d’experts comme Caupamat. Selon les besoins, les équipes de Caupamat recommanderont les dispositifs les plus adéquats, par exemple : des barrières, des séparateurs de voies, des palissades, des cônes, des panneaux…
Conformément au plan établi, les flux de circulation, zones de stationnement et de stockage devront être mis en place, pour pouvoir réceptionner les livraisons, entreposer le matériel, etc.
L’installation du chantier comprend également les structures dédiées aux travailleurs. Adaptées selon la durée chantier et le nombre de personnes présentes, elles pourront être de type structure fixe comme une base-vie (obligatoire à partir de 4 mois de chantier) ou mobile.
L’organisation des équipes, déjà prédéterminée, se met en place sur site. Le chef de chantier veillera à ce que chaque rôle soit bien respecté, orchestrant les corps de métiers et les équipes. Selon le rôle de chacun, le suivi peut être plus ou moins « global » vis-à-vis des divers intervenants, avec un pointage plus détaillé mené par chaque corps de métier pour ses missions.
Une bonne coordination sera la clé de la réussite de ce point. En plus de connaitre le périmètre de chacun (dont l’articulation entre les corps de métiers), et le responsable pour les diverses taches listées, il faut aussi déterminer quelles décisions peuvent être prises par la personne même et quelles autres doivent faire l’objet d’une autorisation, hiérarchique ou externe.
Si des difficultés sont rencontrées, elles doivent être remontées régulièrement afin de s’adapter et améliorer rapidement la situation.
8. Effectuer un contrôle continu des avancées du projet, avec réunions de chantier
Le contrôle régulier du chantier et de ses avancées est au cœur de la réussite de tout projet dans le secteur de la construction. Il concerne tout particulièrement le suivi du planning et du budget, au regard des prévisions établies.
Afin de pouvoir effectuer un comparatif clair et évolutif, le responsable se fiera aux seuils et alertes établis en amont. Il fera régulièrement le point sur les dépenses, le niveau d’approvisionnement, le respect du planning selon les échéances fixées…
Le respect des délais est loin d’être anodin puisque un retard expose non seulement à des sanctions pénalités financières, mais également une désorganisation dans la charge de travail pour les chantiers suivants…
S’il constate un décalage ou retard, il analysera alors de suite la raison de ce problème afin d’identifier s’il est possible d’agir spécifiquement sur ce point pour se conformer aux prévisions, ou si l’organisation globale se doit d’être adaptée.
Le monde du BTP étant source de surprises et d’imprévus, faire preuve d’adaptabilité est fondamental. Il y aura toujours des imprévus et variations par rapport aux plans initialement déterminés, mais l’idée est de s’adapter au mieux, avec le plus faible impact possible, voire en tirer des opportunités d’optimisation.
Ce suivi peut s’effectuer via excel ou par un logiciel spécifique (il en existe plusieurs spécialisés pour cette fonction, permettant notamment une approche collaborative nécessaire). La plupart de ces logiciels permettent de suivre et d’ajuster le projet sur ordinateur ainsi que sur tablette et smartphone.
Pour garantir de la fluidité dans les échanges, dans le déploiement des travaux mais aussi dans la gestion des imprévus, il est indispensable d’organiser régulièrement des réunions de chantier. Ces réunions sont permettent de faire des points d’étapes, discuter du travail en cours et à venir, mais aussi d’entendre les questions, les doutes… Il sera pertinent de tout noter, y compris les ajustements nécessaires.
Le suivi, incluant les réunions, est important également en cas de litiges. Grâce aux comptes-rendus de réunion, mais aussi de photos prises régulièrement, tout sera marqué noir sur blanc et ainsi plus facilement traçable.
Conclusion sur l'organisation d'un chantier
9. Nettoyage de fin de chantier
Lorsque le chantier touche à sa fin, il ne faut pas négliger le nettoyage de fin de chantier. La propreté et la bonne tenue d’un chantier est assez révélatrice de la qualité des entreprises, à tout moment. Une zone de travaux claire et bien rangée permet un travail plus efficace et moins de risque d’accidents pendant la phase d’exécution.
La gestion des déchets est un des éléments à prendre en compte dans cette démarche. S’inscrivant dans une approche plus globale visant à limiter l’impact environnemental du secteur du bâtiment, chaque chantier établit en amont les règles à respecter pendant le chantier et lors de sa finalisation.
10. Livraison des travaux
A l’approche de la réception du chantier, il est possible (voire conseillé) d’organiser une réunion dite de pré-livraison afin d’optimiser la livraison en elle-même. Cette rencontre permet de tout finaliser avec le client, et d’ajuster certains points si besoin. La réception peut parfois se faire en plusieurs étapes en cas de réserves, qui génèrent alors une réception provisoire puis définitive lorsque tout est OK. Un procès-verbal de réception de chantier, finalisant ainsi le projet.
Il arrive parfois qu’une communication soit intéressante à orchestrer à cette occasion, pour valoriser la réalisation, par exemple sous forme d’inauguration (avec des institutionnels, journalistes, etc.)
Un bilan post chantier pour une amélioration continue
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